보고서나 기획서를 작성해본 분은 아시겠지만 실제 내용에 대한 리서치, 고민 보다 정작 파워포인트(PPT)를 작성하는데 많은 시간을 소요했던 경험들은 많이들 있을실 것 같습니다. 이에 PPT 작성 템플릿이나 강의도 심심치 않게 찾아볼 수 있습니다. 직장인들의 고충 가운데 하나인 ‘PPT’ 작성에 대한 문제점은 단순히 일반 직장인들 말고도 글로벌 기업들 내부적으로도 주요 아젠다로 인식되고 있습니다.
아마존의 Six-page narrative memos
글로벌 시총 1위의 기업인 아마존의 경쟁력은 여러 부분들이 있겠지만 불필요한 부분에 소요되는 시간을 줄이는 것 역시 내부 업무 생산성을 높이는 중요한 요인으로 보입니다. 실제 제프 베조스는 직원들에게 PPT 사용을 금지하고 6페이지 노트로 기획서나 자료를 요약하여 회의 시작 전에 회의실에 모여서 약 30분 간 회의 내용이 담긴 노트를 읽고 회의 시작한다고 합니다. 회의를 위한 별도의 PPT작성에 시간을 들이지 말고 회의 배경과 핵심에 대한 내용을 6페이지 안에 담아 보다 풍부한 정보를 짧은 시간안에 전달할 수 있게 한 것이죠,
최근 인터뷰 내용을 보면 아마존의 제프 베조스는 “6페이지안에 내용을 정리하다보면 회의 준비 시간이 줄어들고, 회의 시간 역시 큰 폭으로 단축되며, 같은 결론을 이전보다 더 빨리 내릴 수 있어 궁극적으로 업무 생산성의 향상이 가능하다.”고 언급했습니다.
단순히 아마존 말고도 페이스북의 COO인 셰릴 샌드버그 역시 사내에서 PPT 보고를 금지 했습니다. 국내 기업 중에는 현대카드 정태형 부회장 역시 PPT 금지령을 내려 예쁜 PPT를 만드는 데 들어가는 직원들의 불필요한 시간을 줄이는 데 동참하고 있습니다.
PPT와 원페이지 리포트
2000년도에 나온 마케팅과 비즈니스 서적의 고전 중에 패트릭 G. 라일리가 쓴 ‘The one page proposal(강력하고 간결한 한 장의 기획서)라는 책에서 저자는 다음과 같이 말합니다.
“제안서는 단 한장으로 충분하고, 또 그래야만 합니다. 그 대표적인 예가 ‘미국독립선언서’, ‘마그나 카르타’, ‘권리 장전’ 등 역사적으로 유명한 많은 문서들이 One page proposal 문서라는 점입니다. 한장의 기획서는 정성이 없다는 것을 의미하는 것이 아니라 오히려 한 장으로 압축하는데 더 많은 시간과 노력이 필요하다는 점입니다.”
국내외 주요 기업들의 Zero PPT 운동의 배경은 불필요한 업무에 들어가는 시간을 줄이자는 것에 있지만 그 지향점과 결과물은 공교롭게도 패트릭 G. 라일릭가 말한 짧게 요약된 원페이지 문서의 형태를 띄고 있다는 점에서 많은 점을 시사합니다. 결국 불필요한 정보를 걷어내고 필요한 정보의 핵심을 원페이지로 담아내는 것이 조직 내 협업 시 가장 효과적인 커뮤니케이션 방식인 것입니다.
최근 글로벌 협업툴 시장에서 collabee, Quip, Dropbox Paper 같은 원페이지 협업툴들이 약진하는 배경 역시 이러한 움직임과 밀접하게 관련이 있습니다. 결국 기업 내에서 협업을 위해서는 별도의 시간을 내서 PPT를 만들고 서로 공유하면서 협업을 하는 것보다 협업의 과정 자체가 원페이지 안에 자연스럽게 정리되어 불필요한 업무 시간을 줄여주는 것이 기업 내 업무 생산성과 경쟁력 확보는 위한 핵심 전략입니다.
원문 : 제로(zero) PPT 캠페인과 원페이지 리포트
글 : 김한선 콜라비 CSO / 불필요한 커뮤니케이션 오버헤드를 제거하고 몰입하여 일할 수 있는 방법을 연구하는 collabee 팀에서 일하고 있습니다. 딥워크, GTD, 디지털 미니멀리즘 등 생산성 향상 대한 글로벌 트렌드와 동향에 대해서 연구하고 인사이트를 collabee 공식 블로그에 연재하고 있습니다.
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